Uwagi i komentarz do projektu wskaźników, które posłużą do porównań organizacji i pracy komórek audytu wewnętrznego w jsfp

Szanowni Państwo!

Korzystając z możliwości zgłoszenia uwag i komentarzy do projektu wskaźników, które posłużą do porównań organizacji i pracy komórek audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych, przekazujemy zbiorcze uwagi zgłoszone przez audytorów z kilku jednostek sektora finansów publicznych.

 

Przede wszystkim, chcielibyśmy zauważyć, że obszary ryzyka, charakter i czas trwania audytu w jednostkach sektora finansów publicznych – zobligowanych do prowadzenia audytu – są determinowane przez specyfikę tych jednostek. Różnią się one pod wieloma względami, zarówno:

  • statusem prawnym,
  • charakterem wykonywanej działalności,
  • wysokością środków finansowych i sposobem ich wydatkowania i/lub wykorzystania,
  • zakresem wykorzystania środków pochodzących z UE,
  • strukturą i specyfiką zatrudnienia (np. jednostki objęte systemem służby cywilnej i jednostki spoza systemu),
  • strukturą organizacyjną (pojedyncze placówki, biura główne z kilkoma jednostkami terenowymi lub biura główne i sieć terenowa np. wojewódzka),
  • stanem informatyzacji, w tym sposobem wykorzystania aplikacji i systemów IT,
  • liczbą zatrudnionych audytorów,
  • stopniem przeszkolenia audytorów w zakresie audytu wewnętrznego (jednostki, które inwestują znaczne środki w rozwój kadry i takie, które inwestują w minimalnym stopniu) itp.

 

Mając powyższe na uwadze, pojawia się zasadnicze pytanie: czy można w celu porównania pracy komórek audytu wewnętrznego stosować tak daleko idące uogólnienia, jakie wynikają z zaproponowanych wskaźników –  przy tak znacznym zróżnicowaniu badanej populacji?

Poniżej, pozwolimy sobie na szczegółowe omówienie wątpliwości.

 

  1. 1.    CZAS TRWANIA I PRACOCHŁONNOŚĆ ZADAŃ ZAPEWNIAJĄCYCH

Zaproponowane wskaźniki służące ocenie czasu trwania i pracochłonności zadań zapewniających bazują na „surowych” danych ilościowych bez odniesienia do stopnia złożoności i rozmiarów przeprowadzanych zadań. Umożliwiają one dokonanie porównawczej oceny pracy komórek audytu wewnętrznego w ograniczonym zakresie. Oderwanie ilości przeprowadzanych zadań zapewniających od takich parametrów jak: przedmiotowy i podmiotowy zakres zadania, okres przyjęty do badania, ilość i stopień skomplikowania zastosowanych technik, wielkość próby, zmiany organizacyjne i inne istotne zagadnienia – będzie miało przełożenie na relatywność uzyskanych wyników. Porównywanie danych o niejednolitych parametrach jest obarczone ryzykiem błędnej oceny, zaś interpretacja otrzymanych w ten sposób wyników może zniekształcić rzeczywisty obraz funkcjonowania i pracy audytu wewnętrznego w poszczególnych jednostkach, w tym w grupie. Kierowanie się wyłącznie danymi ilościowymi bez przyjęcia wartości jakościowych może nie tyle stanowić zachętę do większej wydajności, co do zwiększania ilości przeprowadzanych zadań kosztem dokładności i rzetelności badań lub do zaprzestania prowadzenia audytów systemowych, które z natury rzeczy są bardziej czasochłonne niż audyty zawężone do wycinka danego procesu czy obszaru.

Również sposób obliczania wskaźnika nazwanego „czasem trwania zadania zapewniającego” budzi wątpliwości. Do wyliczeń przyjęto dni kalendarzowe, co z dużym prawdopodobieństwem zniekształci rzeczywisty obraz pracy komórek audytu wewnętrznego, jako że soboty, niedziele i święta są dniami wolnymi od pracy. Zwłaszcza w przypadku osób zatrudnionych na część etatu, wyliczenie „czasu trwania zadania zapewniającego” w dniach kalendarzowych budzi obiekcje. Ponadto, trudno jednoznacznie ocenić, czy zaproponowany sposób obliczania wskaźnika pozwoli na „odjęcie” od uzyskanego wyniku czasu poświęconego na dokonywanie innych czynności (np. organizacyjnych) w trakcie prowadzenia zadania zapewniającego.

  1. 2.    CYKL AUDYTU

Pomiar i porównanie cyklu audytu w poszczególnych jednostkach mogą być utrudnione z uwagi na rozbieżność w interpretowaniu zakresu znaczeniowego pojęcia „obszar ryzyka” (obszar działania jednostki) przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w różnych jednostkach. Pojęcie to bywa pojmowane zarówno bardzo ogólnie, jak i bardzo szczegółowo. W efekcie liczba obszarów ryzyka w porównywanych jednostkach może się wahać od kilkunastu do kilkuset. Mniejsza liczba obszarów ryzyka będzie miała przełożenie na krótszy cykl audytu, co jednak nie powinno automatycznie oznaczać większej skuteczności danej komórki audytu wewnętrznego. Tym bardziej, że długość cyklu audytu może opisywać nie tylko wydajność danej komórki, lecz również świadczyć o niedostatecznej liczbie zatrudnionych w niej audytorów i personelu pomocniczego, czy też zbyt wąskim albo szerokim pojmowaniu „obszaru ryzyka”. Wydaje się, że dokonywanie jakichkolwiek porównań powinno zostać poprzedzone pewną standaryzacją w zakresie obszarów ryzyka, by uzyskać w miarę możliwości porównywalne dane.

Kolejnym zagadnieniem jest niemożność uwzględnienia przy obliczaniu cyklu audytu planowanych czy też przeprowadzonych czynności doradczych. Jakkolwiek czynności doradcze same w sobie nie stanowią „zapewnienia”, to jednak pozwalają na uzyskanie przez audytorów wiedzy o skuteczności procesów zarządzania ryzykiem i procesów kontrolnych w danej jednostce – zwłaszcza w przypadku formalnych czynności doradczych, często trwających przez długi czas, do których stosowane jest systematyczne i zdyscyplinowane podejście. Zatem, pomimo iż zadania zapewniające mają podstawowe znaczenie w realizacji audytu wewnętrznego, to jednak – z uwagi na fakt, że rolą audytu wewnętrznego jest wspieranie kierownictwa organizacji w realizacji celów i funkcji wyznaczonych przez przepisy prawa, regulacje wewnętrzne, a także inne dokumenty – właśnie potrzeby kierownika jednostki co do zakresu czy charakteru zadań mają znaczący wpływ na pracę komórki audytu wewnętrznego. Tym bardziej, że przysporzenie wartości organizacji, wyrażone w definicji audytu wewnętrznego, obejmuje zarówno działalność zapewniającą, jak i doradczą.

Poza tym, komórka audytu wewnętrznego oprócz przeprowadzania zadań audytowych wykonuje również inne czynności wynikające z funkcjonującej w Urzędzie praktyki lub procedur, np. wspiera kierownictwo wyższego i średniego szczebla, opiniuje różnorakie projekty, wypełnia arkusze i listy monitorujące oraz ewaluacyjne dla ewaluatora. Jest to cały szereg czynności, które nie mieszczą się w tradycyjnie pojmowanej pracy audytu. Proponowany wskaźnik nie mierzy więc wydajności komórki audytu wewnętrznego, a jedynie wydajność przeprowadzania czynności zapewniających, doradczych i sprawdzających.

Należy również wskazać, że audyt wewnętrzny powinien być w pierwszej kolejności prowadzony w obszarach wysokiego ryzyka, by koszty przeprowadzonych audytów nie przekraczały potencjalnych korzyści. Warto też nadmienić, że liczba zidentyfikowanych obszarów ryzyka może ulegać zmianie w kolejnych latach w związku z np. zmianą przepisów prawnych (za przykład niech posłuży w administracji publicznej likwidacja w 2010 roku zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych). Mając powyższe na uwadze, zdecydowanie bardziej miarodajnym wskaźnikiem do ewentualnych porównań wydaje się być zaproponowany w tabeli cykl audytu w obszarach wysokiego ryzyka.

 

Podsumowanie

Reasumując, ilość wykonywanych przez komórkę audytu wewnętrznego zadań, ich charakter i czas trwania są determinowane w przeważającej mierze przez środowisko wewnętrzne. Pomijanie tego faktu podczas dyskusji o podnoszeniu jakości audytu wewnętrznego w drodze benchmarkingu może prowadzić do uzyskania danych nie odzwierciedlających rzeczywistego obrazu pracy komórek audytu wewnętrznego. Same dane ilościowe, które są przekazywane w Informacjach o realizacji zadań z zakresu audytu wewnętrznego nie mówią wszystkiego o czynnikach oddziałujących na pracochłonność zadań audytowych czy też o procesach zachodzących w danej komórce i jednostce (może warto rozważyć przy okazji ewentualne uzupełnienie Informacji o elementy „jakościowe”?). Pozwalają odpowiedzieć na pytanie „ile?”, bez odpowiedzi na pytanie „jak?”, a tym samym nie pozwalają na wyjaśnienie różnic występujących między „własną praktyką” a praktyką pozostałych jednostek.

Od Redakcji GDZ:

Dziękuje Natali,oraz wszystkim koleżankom i kolegom,do których zwrócilem sie mailowo w przedmiotowej sprawie.Na wysłane maile,tylko jedna osoba ,na kilkanaście ,nie odpowiedziała na prośbę w sprawie opinii.A już myślałem ,że środowisko zostało uśpione,od nieplanowanego spotkania do kolejnego,nieplanowanego spotkania.Tak trzymać..W/w materiał został w dniu dzisiejszym ,przeslany do DA MF ,zainteresujemy również resortowego Vice Ministra MF.Nie wykluczone ,przesłanie stanowiska   parlamentarzystom z Komisji Finansów Publicznych Sejmu RP.Będziemy zawsze WAS moi drodzy prosić o opinię,w każdym przypadku podobnego pomysłu MF,nie pozostawimy problemów  nurtujących środowisko.Kiedyś wysyłaliśmy  w swoim czasie ,podobne tematy – np.pamiętacie słynne poprawki do uofp i dotyczące wykasowanie ludzi aw po egzaminie MF? Czas najwyższy kierować  Nasze opinie,uwagi do TYCH, co je tworzą.Po prostu musimy być codziennie w srodowisku,interesować Naszymi sprawami tych, co decydują o stanowieniu prawa w RP.Niniejszy portal netowy jest w tej kwestii do WASZEJ dyspozycji.

DZIEKUJE SERDECZNIE..

Ryszard

 

 

Premium Wordpress Themes