My mówimy prawdę..

Autor-Krzysztof Chmurkowski,CGAP.
Wracamy do już wczesniej opublikowanego artykułu Krzysztofa..Dlaczego? My mówimy prawdę…

„My mówimy prawdę” tak określił misję swojej firmy jeden z moich kolegów audytorów. Muszę powiedzieć, że takie określenie misji spodobało mi się do tego stopnia, że postanowiłem nieco je rozwinąć. Wyszło mi coś takiego:

„Audytor mówi prawdę, ponieważ nie ma żadnego interesu w tym, aby jej nie mówić”. Listę odstępstw od tej zasady każdy z nas audytorów ma głęboko wyrytą w swoim sumieniu i z perspektywy czasu wiemy, że te odstępstwa to był najgorszy deal, jaki zrobiliśmy.

Dlaczego piszę o mówieniu prawdy w aspekcie kontroli zarządczej? Zmusza mnie do tego zawarta w ustawie o finansach publicznych definicja audytu wewnętrznego, która określa cel audytu, jako wspieranie kierownika jednostki w realizacji celów
i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. Oczywiście działania te mamy przeprowadzać w sposób niezależny i obiektywny mając na uwadze adekwatność, skuteczność i efektywność kontroli zarządczej. Zwracam uwagę na to, że w najbardziej rozpowszechnionej na świecie definicji audytu wewnętrznego (IIA) mowa jest o wspieraniu organizacji w osiągnieciu jej celów. W naszej definicji ustawodawca założył, że cel i zadania organizacji są tożsame z celami osoby, która nią kieruje. Jeżeli chodzi o finanse publiczne zawsze będę polemizował z takim założeniem.

Ustawa o finansach publicznych określa kontrolę zarządczą, jako ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, której celem jest zapewnienie:

  1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
  2. skuteczności i efektywności działania;
  3. wiarygodności sprawozdań;
  4. ochrony zasobów;
  5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
  6. efektywności i skuteczności przepływu informacji;
  7. zarządzania ryzykiem.

W związku z tą definicją celem badania audytowego jest dokonanie oceny, czy wdrożony system kontroli zarządczej daje gwarancję osiągnięcia zamierzonych rezultatów (celów) w zgodzie z zasadami należytego zarządzania finansami (art. 44 ust 3 uofp) oraz czy ustanowione mechanizmy kontrolne działają sprawnie
i skutecznie, a zaprojektowany system jest adekwatny i efektywny.

Ocena taka powinna odpowiadać na następujące pytania:

1)     Czy system kontroli zarządczej został zaprojektowany w taki sposób, aby podmiot sprawnie realizował cele, do jakich został ustanowiony, tj.:

  1. zgodnie z przepisami prawa oraz obowiązującymi dokumentami strategicznymi i programowymi;
  2. zgodnie z zasadami oszczędności, wydajności i skuteczności?

2)     Czy zaprojektowano adekwatne do istniejących ryzyk mechanizmy ograniczające ryzyko?

3)     Czy zaprojektowane mechanizmy są przestrzegane?

4)     Czy nieprawidłowości w obszarze poddanym ocenie nie przekraczają tolerowanego poziomu (ryzyko dopuszczalne/akceptowalne)?

Wydaje się to proste, ale pod warunkiem, że mamy co badać i ustalimy odpowiednie kryteria oceny. I tu się pojawiają pierwsze problemy, ponieważ musimy ocenić już istniejący w jednostce system kontroli. Taka ocena jest swego rodzaju inwentaryzacją tego, co mamy pod kątem standardów kontroli zarządczej. Przeprowadzając ją należy pamiętać, że metody kontroli zarządczej to nic innego tylko stosowanie wszelkich środków dla promowania, kierowania, powstrzymania
(od niepożądanych działań), zarządzania i sprawdzania wszelkich działań służących realizacji celów jednostki. Środki te obejmują między innymi: formę organizacyjną, zasady działania, systemy, procedury, instrukcje, regulaminy, zarządzenia, polityki
w tym rachunkowości, prognozy, budżety, harmonogramy, sprawozdania, dokumentację, listy kontrolne, metody, przyrządy oraz audyt wewnętrzny, który jednak nie stanowi elementu kontroli zarządczej.

W tym celu możemy się posłużyć tym, co już mamy. Minister Finansów stwierdził, że nie planuje opracowania wytycznych dotyczących całościowo systemu kontroli zarządczej. W planach Ministerstwa Finansów znajduje się opracowanie wytycznych dotyczących poszczególnych specjalistycznych zagadnień dotyczących kontroli zarządczej, np.: samooceny kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem. Bez tych wytycznych możemy użyć do tego celu już wydanych standardów kontroli zarządczej i sięgnąć trochę w przeszłość wygrzebując z jej czeluści „Wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jednostce sektora finansów publicznych” wydane w maju
2007 r. przez Departament Koordynacji Kontroli Finansowej i Audytu Wewnętrznego. Polecam przeczytanie pierwszego akapitu wstępu do tego dokumentu.

Co dalej? Tu muszę sobie wyobrazić wyniki tej „inwentaryzacji”. Powiedzmy, że już sobie je zwizualizowałem i „jedziemy” dalej.

Po pierwsze musimy zadać pytanie czy mamy ustalone cele? Nie od parady ustawodawca uznał, że biorąc pod uwagę określoną w art. 68 ust. 1 ustawy definicję kontroli zarządczej, za najistotniejszy element kontroli zarządczej należy uznać system wyznaczania celów i zadań, a także system monitorowania realizacji wyznaczonych celów i zadań.

Jednym z podstawowych aspektów kierowania jednostką jest planowanie jej działalności. Kontrola zarządcza jest w założeniu narzędziem obejmującym także zagadnienie formułowania celów i zadań, a następnie sprawdzeniem ich realizacji zgodnie z założonymi kryteriami. Praktyka zarządzania wskazuje, że kierownicy jednostek rzadko w sposób sformalizowany i komunikowany w jednostce wyznaczają dla nich cele i zadania oraz prowadzą systematyczną ocenę stopnia ich wykonania. Wprowadzenie formalnego obowiązku wyznaczania celów i przygotowywania planów zadań dla jednostek sektora finansów publicznych, a także sporządzanie sprawozdań z wykonania tych planów jest warunkiem sine qua non właściwego zarządzania jednostką, czyli w konsekwencji efektywnego wykorzystania środków publicznych. Jest to narzędzie, które powinno zobligować kierownika jednostki do dbania o rzeczywiste, a nie tylko formalne, realizowanie obowiązków z zakresu zarządzania jednostką. Mamy więc tu do czynienia z przypomnieniem klasycznych funkcji zarządzania tj.: planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrola. Stąd
w wydanych przez Ministra Finansów standardach kontroli zarządczej znalazło się sformułowanie, że należy rozważyć możliwość wskazania celu istnienia jednostki w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji, a cele i zadania należy określać jasno
i w co najmniej rocznej perspektywie. Ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników. W jednostce nadrzędnej lub nadzorującej należy zapewnić odpowiedni system monitorowania realizacji celów i zadań przez jednostki podległe lub nadzorowane. Zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów
i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Należy zadbać, aby określając cele i zadania wskazać także jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie oraz zasoby przeznaczone do ich realizacji.

Po drugie musimy wykonać siedem kroków po to, aby ograniczyć ryzyko nieosiągnięcia założonych celów. Te siedem kroków to nic innego jak stworzenie systemu zarządzania ryzykiem w jednostce. Są to:

1)     Zaproponowanie metody i przeprowadzenie cyklu wewnętrznych szkoleń
z zakresu identyfikacji i pomiaru ryzyka.

2)     Przeprowadzenie identyfikacji ryzyka oraz jego opis.

3)     Wartościowanie ryzyka – wyskalowanie jego prawdopodobieństwa, jego wystąpienia oraz skutku, jakie będzie ono miało na osiągnięcie celu.

4)     Opracowanie metodologii zarządzania ryzykiem w danej jednostce.

5)     Opracowanie działań zaradczych – reagowanie (polityka).

6)     Bieżące monitorowanie kluczowych ryzyk.

7)     Kolejna identyfikacja (co najmniej raz w roku – wynika ze Standardów).

To nie jest jednak wszystko, co mamy do zrobienia. Musimy teraz wrócić do definicji kontroli zarządczej z ustawy o finansach publicznych i zastanowić się poważnie nad takimi obszarami jak: skuteczność i efektywność działania (mierniki!!!), przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania(kodeks!?), efektywność i skuteczność przepływu informacji (i znów mierniki).

Co, dużo tego? Pocieszającym jest fakt, że to nie nasza robota. Zgodnie z ustawą
o finansach publicznych zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej
i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki – my mamy dokonać tylko jej systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny, wspierając go w ten sposób w realizacji celów i zadań

Premium Wordpress Themes